Egy új, kihívásokkal teli feladattal találtuk szemben magunkat augusztus 2022 végén. Ugyanis 21. alkalommal rendezték meg a szombathelyi nyár emblematikus rendezvényét, a XXI. Savaria Történelmi Karnevált, ahol egy összetett adóvevő rendszert kellett installálnunk diszpécser szoftverrel.
A rendezvény fő szervezője és lebonyolítója, a Savaria Turizmus Nonprofit Kft. keresett meg minket a rendezvény előtt azzal az igénnyel, hogy szeretnének a rendezvényen résztvevő szervezetekkel egy közös kommunikációs rendszert használni.
Nem kellett sokat gondolkozzunk a megoldáson, mivel a szombathelyi Közterület-felügyelet és a rendezvényt biztosító cég, a szombathelyi Unita Armed Company Kft. is aktívan használja már az internetalapú eChat PoC adóvevőinket.
A megkeresés után egy igényfelmérést végeztünk, majd alaposan átbeszéltük a rendezvény menetét Grünwald Stefániával, a Savaria Turizmus Nonprofit Kft ügyvezetőjével.
Fontos volt tudni a feladatköröket, hogy a rendezvény idején használt eChat rendszer kommunikációs csoportjait be tudjuk előre állítani. A rendezvény idejére a különböző szervezetek eChat adóvevőit egy ideiglenes flottába szerveztük.
A Savaria Turizmus 30 darab eChat E350 adóvevőt bérelt, amihez a Unita Armed Company Kft. és a szombathelyi Közterület-felügyelet adóvevői is becsatlakoztak. Így összesen 63 db adóvevővel, és 3 diszpécser programmal operáltak a rendezvény ideje alatt.
Azonban nem csak a rádiók száma, hanem a beszédcsoportok összetétele is fontos volt. A résztvevőkkel való egyeztetés után hoztuk létre a közös és a különálló beszédcsoportokat. Így mindhárom szervezetnek volt lehetősége egy csatornán kommunikálni, és külön csatornán folytatni a saját belső kommunikációjukat.
Természetesen a diszpécser programnak is kiemelt szerepe volt az irányításban. Mivel az eChat flottákat akár több diszpécser is figyelheti, így a rendezvényen 24 órában ott tartózkodó műveleti ponton kívül, az ügyeletes vezető is segített távolról egy laptop segítségével. Összesen 5 csatornát használtak a szervezők, így most kifejezetten hasznos volt a diszpécser program „többszörös hangcsatorna mód” funkciója (egyszerre figyeli az összes csatornát a diszpécser: rendezvényszervező, biztonsági cég, mentő, tűzoltó, rendőr, stb.).
A feladatok megkezdése előtt a rendezvényszervező cég online videós oktatáson is részt vett. Az oktatás villámgyorsan lezajlott és mindenki könnyen elsajátította a készülékek és a diszpécser szoftver kezelését. Ferenczi Róbert eChat technikus kollégánk megkérdezte Grünwald Stefániát, a Savaria Turizmus Nonprofit Kft ügyvezetőjét, ő hogyan értékeli ezt az együttműködést.
Anico Kft.: Milyen rendszert használtatok eddig?
Stefánia: Az utolsó rendezvényen még hagyományos rádiókat használtunk. A fő probléma az volt, hogy nem tudtunk nagyobb távolságon belül kommunikálni, holott a mi rendezvényeink viszonylag nagy területen zajlanak, az egész belvárost lefedik Szombathelyen. A korábbi rádiók hatóköre sajnos kevésnek bizonyult, különösképpen egy karneváli felvonulás alatt volt nagyon problémás, mert éppen egy veszélyhelyzetben, egy hatalmas vihar miatt le kellett fújnunk a felvonulást, de nem tudtuk elérni egymást. Abban a helyzetben – a rengeteg látogató miatt - a mobilszolgáltatók is leterheltek voltak. Szóval mobiltelefonon se volt biztosított a kommunikációnk.
A rendezvény és terület biztosításában több szervezet is részt vett: a polgárőrség, a rendőrség, a katasztrófavédelem, a mentők és a vöröskereszt is.
A problémát az jelentette, hogy mindegyik szervezet a saját kommunikációs rendszerét használta.
A megoldást egy rádióközpont jelentette, ahová minden szervezet eljuttatott egy-egy adóvevőt a saját rendszeréből. A rádióközpontban dolgozó diszpécser pedig külön-külön adta le az szükséges információt az érintett szervezetek felé.
Az azóta eltelt időszakban már a közterület-felügyelet és a Unita Armed Company Kft. is eChat adóvevőrendszerre váltott. Idén eljuttattunk egy-egy eChat adóvevőt a rendezvény idejére a rendőrségnek, a mentőknek és a tűzoltóknak is.
Anico Kft.: Történt bármilyen fennakadás a rendezvény három napja alatt?
Stefánia: Nem jelentkezett semmilyen probléma. Az adóvevők használata rendkívül egyszerű, a kollégák hamar belerázódtak. A betanulás is rendkívül könnyen ment. A rádiók pedig jól bírták egy töltéssel a napi használatot.
Anico Kft.: Hasznosnak vélitek az Anico Kft. eChat technikusai által tartott online oktatást?
Stefánia: Igen, még így közvetett módon is könnyű volt megtanulni a rendszer használatát.
Anico Kft.: Miben változott a kommunikáció a régi rendszerhez képest?
Stefánia: Sokkal hatékonyabb a kommunikációnk ezzel a rendszerrel. A korlátlan hatótáv pedig kiemelkedő a pozitívumok sorában.
Egy másik előny pedig, hogy korábban a karneváli felvonulások beállítása során probléma volt, hogy a szervezők közül – akik nem gyakorlott rádió használók - egyszerre többen akartak egy időben beszélni. Az eChat adóvevőkkel ez nem fordult elő, mert a rendszer nem engedi. A 30 mp-es adáskorlát és az „egy ember beszél” funkció nagyon hasznos.
Anico Kft.: Köszönjük a válaszokat, számunkra is hasznos tapasztalat volt, egy ekkora rendezvény kommunikációjának biztosítása.
